DØVANIAs FREMTID – et emne som bestyrelsen drøftede i 4 timer på sit bestyrelsesmøde torsdag den 23. februar.

Bestyrelsen var helt bestemt ikke glade for at havne i den situation, hvor kandidaterne til den nye bestyrelse trak sig pludselig, så vi valgte at sætte emnet som det store punkt på dagsordenen for bestyrelsesmødet.

Til trods for at kun et bestyrelsesmedlem fortsætter, var hele bestyrelsen interesseret i at søge efter mulige løsninger for at Døvania kan køre videre. Der kom rigtig mange gode ideer frem på bordet, og til alles overraskelse var der ikke kommet en eneste negativ kommentar såsom ”det har vi prøvet før, så det vil ikke fungere”, hvilket beviser at der var en stor bevidsthed om at alle vil hen til det store mål: at finde en ny og effektiv bestyrelse til Døvania.

For at kunne bevise vores store interesse for at Døvania kører videre, vil vi skrive her, hvad bestyrelsen drøftede uafbrudt i 4 timer, og det er ikke så lidt faktisk. Vi håber, at vore medlemmer vil tænke over tingene imellem tiden op til generalforsamlingen.

Allerførst drøftede vi de værste scenarier, der kan ske, hvis Døvania ”lægges på hylden”:
– Danske Døve-Idrætsforbund (DDI) kommer på banen
– idrætsforeningens drift vil blive holdt helt stille, og aktiverne fryses hos banken eller opbevares hos DDI
– idrætsforeningens leje af kontorlokalet på 5. sal vil ophøre pga manglende betaling og skal flytte ud
– idrætsforeningens medlemmer vil blive fritstillet og kan frit skifte til en anden klub
– idrætsforeningens landsholdsfolk skal finde en anden klub for at bevare sin landsholdsstatus hos DDI
– idrætsforeningen vil blive meldt ud af Danske Døve-Idrætsforbund (DDI) og Parasport Danmark (DHIF)
– idrætsforeningens hjemmeside lukkes ned, og annoncører vil stoppe samarbejdet
– idrætsforeningens lån af kommunens haller opsiges (og det vil blive svært at få dem igen senere hvis…)

Da bestyrelsen erfarede disse punkter efter en særdeles hurtig oplistning, blev vi blot mere målrettet og begyndte at snakke om idrætsforeningens opgaver i dag:

Fokusområde Administration:
– Københavns kommunes lokale- og medlemstilskud (FOS) (4 gange om året)
– Københavns kommunes halbookinger (Interbook) (min 2 gange om året)
– Central ForeningsRegister (CFR) (2 gange om året)
– §44 hos Parasport Danmark (DHIF) (3 gange om året)
– Danske Døve-Idrætsforbunds møder og seminarer (min. 3 gange om året)
– styring af dokumentationer på Dropbox (incl abonnementer)
– fonde, legater, sponsorer, donationer, arv

Fokusområde Økonomi:
– bogføring, regnskabskontrol, netbank/mobilepay, budgetstyring

Fokusområde Medlem:
– medlemspleje
– registrering af indmeldelser, udmeldelser og ændringer
– ajourføring af medlemsoplysninger hos Danske Døve-Idrætsforbund
– kontingentstyring
– kontrol af ”sortliste” og ajourføring hos DDI i henhold til Gentlemansaftalen mellem klubberne under DDI

Fokusområde Information:
– drift og vedligehold af hjemmesiden (faktisk har Døvania 3 hjemmesider at have ansvar for)
– samarbejde med en webmaster og leverandøren
– opdatering af nyheder på hjemmesiden
– Facebook
– Dialog med sportsgrenene

————————————————————————————————————————————-

Måske lyder det lidt eller meget, men det er faktisk bestyrelsens minimumsopgaver i dag, så der kunne godt skrives mere. Hvis vi skal skrive mere, så er de mere i småtingsafdelingen, at det ikke nødvendigt at remse dem op.

Derefter begyndte bestyrelsen at drøfte arbejdssituationen i Døvania for 20, 10, 5 og 2 år siden – hvordan det var at arbejde frivilligt og hvilke opgaver havde man dengang. Det var tillige ganske givtigt for bestyrelsen at vide, hvordan det udviklede sig indtil i dag. Samtidig snakkede vi om mulighederne i dag, som man ikke havde for f.eks. 10 år siden:

– avancerede bærbare computere med indbygget webkamera
– trådløs netværksforbindelse
– mobiltelefoner incl. kamera
– Skype og andre videoprogrammer
– Mange har samme officeprogrammer som kan anvendes i foreningens øjemed

Med dette i tankerne kunne bestyrelsen konstatere, at Døvania godt kan bevæge sig hen imod et nyt begreb: “Den Digitale Bestyrelse”, hvor man ikke behøver at være fysisk til stede under bestyrelsesmøderne, og man behøver heller ikke at have materialerne ud i papirform. Denne nye fremgangsmåde kunne hurtigt være svaret på spørgsmålet: ”Er det nødvendigt at betale godt 40.000 kr. om året for at have kontorlokaler, hvor pengene kunne anvendes til andre formål såsom tilskud til aktiviteter for sportsgrenene?”

Vi havde dette emne til drøftelse sammen med idrætslederne i september måned sidste år, og der var en der foreslog, at Døvania kunne snakke med DDU om evt. en fælles husleje, hvis det kunne gavne begge parter. Ingen af idrætslederne kunne sige, at vi skulle beholde kontorlokalerne, og dette kunne være en af de første opgaver for den nye ”digitale” bestyrelse.

For at sætte det i skub vil bestyrelsen fremsætte et forslag på den ordinære generalforsamling om at få fuldmagt til at undersøge nødvendigheden af at have kontorlokalerne på 5. sal. Dette indebærer også muligheden for at kunne opsige lejekontrakten hos Døveforeningen af 1866 og finde et sted at kunne opbevare de forskellige materialer.

Dernæst begyndte bestyrelsen at lave skitse over bestyrelsesopgaver for den ”digitale” bestyrelse ud fra den nuværende oversigt som beskrevet ovenover. Her havde vi mange gode ideer til hvordan den nye bestyrelse vil kunne se ud. Vi kom blandt andet ind på muligheden for at have en slags administrator som kunne hjælpe sportsgrenene med det administrative ligesom for omkring 10 år siden.

Hvis vi kunne få en administrator, så kunne vi måske nøjes med en bestyrelse på 3 personer til at starte med. Hvis ikke – så er bestyrelsen på 5 personer. Vi endte med en mulighed der kan anvendes uanset antallet af bestyrelsesmedlemmer, og vi kunne hurtigt finde frem til 2 løsninger i en løsning:

Bestyrelse på 3 personer hvor 2 bestyrelsesmedlemmer har hver 2 fokusområder.
Bestyrelse på 5 personer hvor 2 bestyrelsesmedlemmer deles om to fokusområder (mindre sårbarhed).

Opgaverne/fokusområderne kunne fordeles således:

Formand
– Overordnet ansvar
– Repræsentation (generelt)
– Politik
– Referent til bestyrelsesmøder
– Har adgang til netbank og E-Conomic

Bestyrelsesmedlem A (økonomi og administration)
– Bogføring
– §44 hos DHIF
– Har adgang til netbank og E-Conomic- Har telefonen med Mobilepay
– FOS tilskud fra kommunen (overordnet) + CFR
– Halbookinger (3 former: udendørs, indendørs, vinter)

Bestyrelsesmedlem B (medlem og information)
– Medlemslister og kontingenter
– Kontakt til idrætsledere
– Koordineringsmøder (hvert halve år)
– Sortlisten
– Skaffe nyheder til hjemmesiden (overordnet)
– Annoncer og hjemmesiden (i samarbejde med webmasteren)
– Har adgang til E-Conomic

————————————————————————————————————————————-

Som slutning på alle vore tanker omkring Døvanias fremtid vil bestyrelsen bede alle medlemmer, der læser dette, om at møde op til generalforsamlingen og deltage i diskussionen om vores idrætsforeningens fremtid.

På gensyn den 11. marts 2017 kl. 13.00 i Festsalen i Brohusgade 17!

LÆNGE LEVE DØVANIA!